Schengen Vize Başvuru Formu: Alan Alan Doldurma Rehberi

Vize dosyasının en teknik belgesi başvuru formu. Görünüşte basit, çünkü bilgilerin çoğu zaten pasaportunda yazıyor. Pratikte geri dönüşlerin kayda değer bir kısmı tek bir alandaki hatadan çıkıyor.

Formun resmî hâli Vize Kodu'nun birinci ekinde yayımlanıyor ve 33 numaralı alandan oluşuyor. Aşağıda her alanı tek tek, takıldığın noktalara ayrı ayrı değinerek açıkladık.

Başta üç kural: form ücretsizdir, imzası zorunludur ve ilk üç alan pasaportundaki yazımla birebir aynı olmak zorundadır.

Formu Nereden Alacaksın

Ülkeye göre değişiyor ve bu ilk karışıklık noktası.

Kendi portalını kullananlar:

• Almanya: VIDEX sistemi üzerinden hazırlanıyor.
• Fransa: France-Visas üzerinden online doldurulup çıktı alınıyor.
• Hollanda: Konsolosluk hizmetleri portalı üzerinden.
• Norveç: Göç İdaresi başvuru portalı.
• Danimarka: ApplyVisa portalı; harç da orada ödeniyor.
• Finlandiya: Dışişleri Bakanlığı çevrimiçi portalı.
• Estonya, Litvanya, Hırvatistan, Polonya: Kendi ulusal başvuru sistemleri.
• Yunanistan: Kosmos sitesinden doldurulup çıktısı alınıyor.

Başvuru merkezinden indirilenler: Avusturya, Çekya, Slovakya, Malta gibi ülkelerde VFS sayfasındaki formlar bölümünden PDF indiriliyor.

Online doldurulan formlarda genellikle bir referans numarası oluşuyor ve bu numara randevu adımında isteniyor. Formu doldurmadan randevu almaya çalışmak bazı sistemlerde mümkün değil.

Hangi Dilde, Hangi Kalemle

Dil: İngilizce ya da başvurulan ülkenin resmî dili. Form üzerinde çoğu zaman iki dilli başlıklar bulunuyor ama doldurma dili bu ikisinden biri olmalı.

Türkçe karakter kullanma. Ad ve soyadını pasaportunda yazdığı gibi, Latin harfleriyle yaz. Pasaportta "GOKHAN" yazıyorsa forma "Gökhan" yazmak uyumsuzluk yaratıyor.

Kalem: Elle dolduruluyorsa siyah tükenmez. Mavi genellikle kabul ediliyor ama siyah daha güvenli. Kurşun kalem, silinebilir kalem ve daksil kullanılmaz. Hata yaparsan formu baştan doldur.

Büyük harf. Avusturya'nın listesi formun büyük harflerle doldurulmasını açıkça istiyor. Elle dolduruyorsan her yerde büyük harf kullanmak en güvenlisi.

Alan Alan: Kimlik Bilgileri (1-11)

1. Soyadı. Pasaportundaki yazımla aynı.

2. Doğumdaki soyadı. Evlilikle soyadı değişmişse kızlık soyadı buraya. Değişmediyse birinci alanla aynı yazılır ya da boş bırakılır.

3. Ad. Pasaporttaki gibi. Birden fazla adın varsa hepsi.

4. Doğum tarihi. Gün-ay-yıl sırasıyla.

5. Doğum yeri. Pasaportta yazan il ya da ilçe.

6. Doğum ülkesi. Türkiye.

7. Mevcut uyruk. Türk. Doğumda farklıysa ve başka uyrukların varsa yan kutulara yazılır. Çifte vatandaşlık varsa gizlenmemeli.

8. Cinsiyet.

9. Medeni durum. Bekâr, evli, kayıtlı birliktelik, ayrı, boşanmış, dul ya da diğer.

10. Velayet bilgisi. Yalnız reşit olmayan başvuranlar için. Velinin ya da yasal vasinin adı, adresi, telefonu, e-postası ve uyruğu yazılır.

11. Ulusal kimlik numarası. Türk vatandaşları için TC kimlik numarası. Bu alan aramalarda çok sorulan bir alan; boş bırakılmamalı.

Alan Alan: Seyahat Belgesi (12-16)

12. Seyahat belgesi türü. Türk vatandaşlarının çoğu için "umuma mahsus pasaport". Yeşil ya da gri pasaport sahipleri hizmet ya da hususi pasaportu işaretler.

13. Pasaport numarası.

14. Veriliş tarihi.

15. Geçerlilik bitiş tarihi. Genel kural: dönüş tarihinden sonra en az üç ay geçerli olmalı.

16. Veren ülke. Türkiye.

Bu beş alan pasaportun kimlik sayfasından birebir kopyalanır. En sık hata rakam atlamak; numarayı iki kez kontrol et.

Alan Alan: AB Yakını ve İkamet (17-20)

17 ve 18. AB, AEA ya da İsviçre vatandaşı aile üyesi bilgileri. Eşin ya da çocuğun bu ülkelerden birinin vatandaşıysa bu alanlar dolduruluyor ve bu durumda vize harcı alınmıyor.

19. Ev adresi ve e-posta. Telefon numarası da burada. Adres, ikametgâh belgendeki adresle aynı olmalı.

20. Uyruğundan farklı bir ülkede ikamet. Türkiye'de yaşayan Türk vatandaşları için "hayır". Yabancı uyrukluysan oturma izni numaranı ve süresini yazarsın.

Alan Alan: Meslek ve Amaç (21-27)

21. Mevcut meslek. Yıldızlı alan; AB vatandaşı aile üyeleri doldurmaz. Mesleğini yaz: "mühendis", "öğretmen", "emekli", "öğrenci", "ev hanımı".

22. İşveren adı, adresi ve telefonu. Öğrenciyseniz okulun adı ve adresi. Bu bilgi izin yazısındaki bilgiyle aynı olmalı.

23. Seyahatin amacı. Kutucuklardan işaretlenir: turizm, iş, aile ya da arkadaş ziyareti, kültürel, spor, resmî ziyaret, tıbbi sebepler, eğitim, havaalanı transiti, diğer.

24. Kalış sebebine ilişkin ek bilgi. Aramalarda en çok takılınan alan bu. Amacı somutlaştırman bekleniyor. İşleyen örnekler:

"Turistik gezi: Amsterdam ve Rotterdam şehirlerinin tarihî merkezleri ve müzeleri ziyaret edilecektir."

"Aile ziyareti: Amsterdam'da ikamet eden kardeşim [ad soyad] ziyaret edilecektir."

Boş bırakmak yerine iki cümle yazmak daha iyi. Ama dilekçendeki ve rezervasyonlardaki bilgiyle çelişmemeli.

25. Ana varış ülkesi. En çok gece geçireceğin ülke. Birden fazla ülke gezeceksen diğerleri de yazılır.

26. İlk giriş yapılacak ülke. Uçağının ineceği ya da kara sınırından geçeceğin ülke. 25 ile 26 farklı olabilir ve bu normaldir.

27. Talep edilen giriş sayısı. Tek giriş, iki giriş ya da çok giriş. Altına ilk kalışın planlanan varış ve ayrılış tarihleri yazılır.

Alan Alan: Geçmiş, Konaklama ve Masraflar (28-33)

28. Daha önce parmak izi verildi mi. Son beş yıl içinde Schengen vizesi için parmak izi verdiysen "evet" işaretlenir; biliyorsan tarih ve vize numarası yazılır. Bu bilgi Vize Bilgi Sistemi'nde zaten görünüyor, yanlış beyan riskli.

29. Nihai varış ülkesi için giriş izni. Schengen'den başka bir ülkeye devam edeceksen o ülkenin vizesi.

30. Davet eden kişi ya da otel. Yıldızlı alan. Davetli gidiyorsan davet edenin adı, adresi, e-postası ve telefonu; değilsen konaklayacağın otelin adı ve adresi.

31. Davet eden şirket ya da kurum. Yıldızlı alan. İş seyahatlerinde doldurulur.

32. Masrafları kim karşılıyor. Yıldızlı alan ve dikkat gerektiriyor. "Başvuran kendisi" ya da "sponsor" seçilir; ardından ödeme aracı işaretlenir: nakit, seyahat çeki, kredi kartı, önceden ödenmiş konaklama, önceden ödenmiş ulaşım, diğer. Sponsorluysa sponsorun kim olduğu belirtilir.

Bu alan hesap dökümünle ve dilekçenle tutarlı olmalı. "Sponsor karşılıyor" işaretleyip sponsor belgesi koymamak en sık görülen çelişkilerden biri.

33. Formu dolduran kişi. Formu başkası doldurduysa adı, adresi ve iletişim bilgileri yazılır. İmza yine başvurana aittir.

Yıldızlı Alanlar Kimler İçin Boş

Formda 21, 22, 30, 31 ve 32 numaralı alanlar yıldızla işaretli. Bunları AB, AEA ya da İsviçre vatandaşının aile üyeleri doldurmuyor.

Aile üyesi tanımı geniş: eş, çocuk, torun ve bakmakla yükümlü olunan üstsoy. Bu kişiler ayrıca vize harcından da muaf ve başvuruları öncelikli işleme alınıyor.

Yıldızlı alanları gereksiz yere doldurmak zarar vermiyor, ama hakkın olduğu muafiyeti bilmemek para kaybettiriyor.

İmza ve Beyanlar

Formun sonunda üç ayrı beyan var ve her biri ayrı imza isteyebiliyor:

• Vize reddedilirse harcın iade edilmeyeceğini bildiğine dair beyan
• Çok girişli vize alınması hâlinde sonraki seyahatler için sigorta yaptırma gereğini bildiğine dair beyan
• Verilerin işlenmesine ve beyanların doğruluğuna dair genel beyan

Reşit olmayan başvuranlarda formu veli imzalıyor.

İmzasız form kabul edilmiyor; bu, başvurunun "kabul edilebilir" sayılmasını engelleyen eksikliklerden biri.

Online Form ile Basılı Form Farkı

İki yol var ve ülkeye göre hangisinin geçerli olduğu değişiyor.

Online doldurulan formlar ilgili ülkenin kendi portalında hazırlanıyor. Sistem alanları doğruluyor, eksik bırakılan zorunlu alanlarda uyarı veriyor ve sonunda barkodlu bir PDF üretiyor. Bu PDF'in tüm sayfaları yazdırılıp imzalanıyor.

İndirilip elle doldurulan formlar başvuru merkezinin formlar bölümünden alınıyor. Doğrulama yok, bu yüzden hata riski daha yüksek.

Online form kullanan bir ülkeye elle doldurulmuş form götürmek kabul edilmiyor. Tersi de geçerli: sistem üzerinden doldurulması gereken formu dışarıdan indirip doldurursan başvuru geri çevriliyor.

Hangi yolun geçerli olduğunu gideceğin ülkenin başvuru merkezi sayfası yazıyor.

Barkod ve Referans Numarası

Online doldurulan formlarda çıkan barkod ve referans numarası önemli.

Barkod başvurunun sisteme kaydını gösteriyor. Barkodlu sayfanın yazdırılmaması ya da barkodun okunmaz çıkması, dosyanın merkeze girişini engelliyor. Yazıcının mürekkebi azsa barkod bozuk çıkabiliyor; çıktıyı kontrol et.

Referans numarası randevu adımında isteniyor. Bazı sistemlerde form doldurulmadan randevu ekranına geçilemiyor. Kosmos'ta bu zorunluluk açık: başvuru formunun önceden doldurulmuş olması gerekiyor.

Referans numarasını bir yere kaydet. Formu yeniden açmak, düzeltmek ya da yeniden yazdırmak için gerekiyor.

Çocuk Başvurusunda Form

Reşit olmayan başvuranlar için form yine kişi başına doldurulur; ortak form yoktur.

Farklar:

• 10 numaralı alan doldurulur: velinin ya da yasal vasinin adı, adresi, telefonu, e-postası ve uyruğu.
• İmza veli tarafından atılır.
• Muvafakatname gerekiyorsa ayrı belge olarak eklenir. Çocuk tek ebeveynle ya da üçüncü bir kişiyle seyahat edecekse diğer ebeveynin noter onaylı muvafakati isteniyor.
• Parmak izi 12 yaşından küçüklerden alınmıyor, ancak başvuru yine şahsen yapılıyor.
• Harç 6 yaş altı için alınmıyor, 6-12 yaş için 45 euro. Bazı ülkeler daha geniş muafiyet tanıyor.

Ebeveynlerden biri vefat etmişse ya da velayet tek kişideyse bunu gösteren belge dosyaya ekleniyor.

Formu Sonradan Düzeltmek

Hata fark ettiğinde ne yapacağın, formu nasıl doldurduğuna bağlı.

Online formda çoğu sistem kaydedilmiş başvuruyu referans numarasıyla açmaya ve düzenlemeye izin veriyor. Düzeltmeden sonra yeni çıktı alınır; eski çıktı kullanılmaz.

Basılı formda düzeltme yapılmaz. Üzerini karalamak, daksil kullanmak ya da yeni bilgiyi kenara yazmak formu geçersiz kılabiliyor. Baştan doldur.

Teslimden sonra düzeltme mümkün değil. Çekya'nın sayfası ek belgenin sonradan sunulamayacağını açıkça yazıyor; form da aynı mantıkta işliyor. Bu yüzden randevuya gitmeden önceki son kontrol önemli.

Formdaki Bilgiler Nereye Gidiyor

Doldurduğun bilgiler Vize Bilgi Sistemi'ne kaydediliyor. Parmak izin, fotoğrafın, form bilgilerin ve karar bu sistemde tutuluyor.

Saklama süresi beş yıl. Bunun iki pratik sonucu var:

Parmak izi tekrar istenmeyebilir. Son beş yıl içinde Schengen vizesi için parmak izi verdiysen, yeni başvuruda tekrar alınmayabiliyor. Formun 28 numaralı alanı tam olarak bunu soruyor.

Önceki başvuruların görünüyor. Yeni başvuruda konsolosluk geçmiş başvurularını ve kararları görebiliyor. Bu yüzden formdaki beyanların önceki başvurularınla tutarlı olması gerekiyor. Örneğin daha önce farklı bir meslek beyan ettiysen ve şimdi farklı yazıyorsan, bunun açıklanabilir olması lazım.

Verilerinle ilgili bilgi talep etme ve düzeltme isteme hakkın bulunuyor.

En Sık Yapılan On Hata

1. Pasaportla uyuşmayan ad yazımı. Türkçe karakter ya da farklı yazım.
2. 11 numaralı alanı boş bırakmak. TC kimlik numarası yazılmalı.
3. 24 numaralı alanı boş geçmek. Amacı somutlaştıran iki cümle bekleniyor.
4. 25 ve 26'yı karıştırmak. Ana varış ile ilk giriş farklı olabilir.
5. 28'de yanlış beyan. Önceki parmak izi kaydı sistemde görünüyor.
6. 32 ile belgelerin çelişmesi. Sponsor işaretleyip sponsor dosyası koymamak.
7. Tarihlerin rezervasyonlarla uyuşmaması. Form, bilet ve otel aynı tarihleri göstermeli.
8. İmzayı unutmak. Formun sonundaki tüm imza alanları doldurulmalı.
9. Silinebilir kalem ya da daksil. Form geçersiz sayılabiliyor.
10. Çıktıyı eksik almak. Online doldurulan formların tüm sayfaları yazdırılmalı, barkodlu sayfa dahil.

Formu Doldurduktan Sonra

Çıktıyı aldıktan sonra üç kontrol yap:

Karşılaştır. Formdaki tarihleri uçak ve otel rezervasyonlarıyla, adresi ikametgâhla, işvereni izin yazısıyla yan yana koy.

İmzala. Bütün imza alanlarını ıslak imzayla.

Sıraya koy. Form dosyanın en üstünde, hemen arkasında dilekçe. Dilekçe ve niyet mektubu yazımızda hazır örnekler var.

Geri kalan belgeler ülkeye göre değişiyor; 25 ülkenin resmî listesini karşılaştırdığımız yazı bunun için. Dosya tamamlandığında sıradaki iş randevu bulmak: Radar Vize seçtiğin ülkenin takvimini izliyor ve tarih açıldığında haber veriyor.